การดำเนินงานแบบไร้กระดาษ หมายถึง การกำจัดกระดาษออกไปโดยสิ้นเชิง และจัดการข้อมูลทั้งหมดด้วยการแปลงเป็นดิจิทัล

อุตสาหกรรมการผลิตเรียกร้องให้มีการดำเนินงานแบบไร้กระดาษมานานแล้ว แต่ในโรงงานที่ "วัฒนธรรมการใช้กระดาษ" ฝังรากลึก การเปลี่ยนแปลงจึงเป็นเรื่องยาก และหลายคนลังเลที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ โดยสงสัยว่าประโยชน์ที่ได้รับจะมีน้อยหรือไม่

ในครั้งนี้ เราจะแนะนำประโยชน์ของการเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษในโรงงานของคุณ ประเด็นสำคัญที่ควรตรวจสอบก่อนการนำไปใช้ และขั้นตอนต่างๆ ในการนำไปใช้

1. เหตุผลที่โรงงานควรลดการใช้กระดาษ

อันดับแรก เรามาดูประโยชน์ที่การเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษจะนำมาสู่โรงงานกัน

ประหยัดเวลา ทรัพยากร และพื้นที่

ข้อดีสำคัญประการหนึ่งของการจัดการข้อมูลโรงงานโดยใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คือการลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ รวมถึงต้นทุนของกระดาษและหมึกพิมพ์

นอกจากนี้ เนื่องจากชั้นวางที่ใช้เก็บเอกสารสามารถถอดออกได้ ทำให้โรงงานสามารถใช้พื้นที่ได้กว้างขวางมากขึ้นในการสร้างสายการผลิต ยิ่งไปกว่านั้น หากสถานที่เก็บเอกสารที่คุณต้องการตรวจสอบอยู่ไกลในโรงงานขนาดใหญ่ คุณอาจต้องเสียเวลาเดินทางไปที่นั่น แต่ถ้าเป็นข้อมูล คุณสามารถตรวจสอบได้บนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ของคุณ จึงไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสถานที่จัดเก็บ

หากคู่ค้าทางธุรกิจของคุณใช้ระบบเดียวกัน คุณก็สามารถแบ่งปันข้อมูลได้โดยไม่ต้องส่งทางไปรษณีย์ ซึ่งเป็นอีกหนึ่งข้อดีของการลดการใช้กระดาษ และยังช่วยลดต้นทุนในทุกด้านอีกด้วย

สามารถช่วยแก้ปัญหาการขาดแคลนแรงงานได้

จากรายงานนโยบายการผลิตฉบับปี 2019 ระบุว่า การสรรหาบุคลากรที่มีทักษะเป็นความท้าทายอย่างยิ่งสำหรับบริษัทญี่ปุ่น

ด้วยจำนวนประชากรที่ลดลงและการสูงวัยของประชากร คาดว่าปัญหาการขาดแคลนแรงงานจะทวีความรุนแรงมากขึ้น แต่การเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษอาจเป็นทางออกหนึ่งสำหรับปัญหาการขาดแคลนแรงงานนี้

ตัวอย่างเช่น เทคโนโลยีนี้สามารถลดงานต่างๆ เช่น การป้อนข้อมูลที่เขียนบนกระดาษลงในระบบคอมพิวเตอร์ การค้นหาข้อมูลที่จำเป็นจากเอกสารเก่า และข้อผิดพลาดที่เกิดจากการเรียงลำดับโดยมนุษย์ ซึ่งจะช่วยลดปริมาณงานที่ต้องพึ่งพาพนักงานแต่ละคน และลดปริมาณแรงงานที่จำเป็นลงได้

คุณสามารถค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้จากทุกที่

ด้วยการแปลงข้อมูลให้เป็นรูปแบบดิจิทัลและจัดการข้อมูล คุณสามารถเรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แม้ในขณะเดินทางหรือระหว่างการประชุมทางธุรกิจกับลูกค้า นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาด้วยคำสำคัญได้ ช่วยลดความจำเป็นในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากกองเอกสารหนา ๆ

สำหรับผู้จัดการ การที่สามารถอนุมัติข้อเสนอและใบเบิกค่าใช้จ่ายได้ขณะเดินทางถือเป็นข้อดีอย่างยิ่ง การประมวลผลใบสมัครที่รวดเร็วขึ้นน่าจะนำไปสู่การตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นทั่วทั้งบริษัท

ระบบรักษาความปลอดภัยนั้นน่าอุ่นใจ

บางคนกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงของการรั่วไหลของข้อมูลเมื่อแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล แต่เมื่อพิจารณาถึงความเสี่ยงของการโจรกรรมหรือการสูญหายของเอกสารที่เป็นกระดาษแล้ว การแปลงเป็นดิจิทัลจึงถือว่ามีความปลอดภัยมากกว่า

ที่จริงแล้ว บริการคลาวด์อย่าง Dropbox และ Google Drive ได้เสริมมาตรการรักษาความปลอดภัยให้เข้มงวดขึ้น และความปลอดภัยของบริการเหล่านี้ก็ดีขึ้นมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา

2. สิ่งที่ควรตรวจสอบก่อนเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษ

แม้ว่าประโยชน์ของการลดการใช้กระดาษในโรงงานจะมีมากมาย แต่การเร่งรีบในการดำเนินการอาจนำไปสู่สถานการณ์ที่การใช้กระดาษยังคงเท่าเดิมหรืออาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมได้

มาดูกันว่ามีอะไรบ้างที่ควรตรวจสอบก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษในโรงงานของคุณ

ประมาณการค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ

การนำเทคโนโลยีไร้กระดาษมาใช้ย่อมก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายด้านคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัย ตลอดจนเวลาที่ต้องใช้ในการฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้งานระบบใหม่

นอกจากนี้ ยังต้องใช้เวลาในการแปลงข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัล เมื่อพิจารณาถึงความพยายามและต้นทุนด้านบุคลากรแล้ว จำเป็นต้องพิจารณาถึงความคุ้มค่าโดยเปรียบเทียบกับต้นทุนที่สามารถลดลงได้จากการเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล

สามารถรับมือกับระบบขัดข้องและอุปกรณ์ทำงานผิดปกติได้หรือไม่?

อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์มีโอกาสเกิดความผิดพลาดและล้มเหลวได้ แม้ว่าการสำรองข้อมูลเป็นประจำจะช่วยป้องกันปัญหาได้ แต่ก็มีบางกรณีที่ปัญหาเครือข่ายขัดขวางการเข้าถึงระบบคลาวด์ ทำให้งานของคุณหยุดชะงัก

โดยหลักการแล้ว คุณควรมีพนักงานที่สามารถรับมือกับปัญหาที่ไม่คาดคิดเหล่านี้ได้ แต่ถึงแม้คุณจะจ้างบริษัทภายนอกมาจัดการ ก็เป็นเรื่องน่าอุ่นใจที่จะมีคู่มือเกี่ยวกับการรับมือกับระบบขัดข้องและความผิดปกติทางกายภาพของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์

ความรู้ความสามารถด้านไอทีของพนักงาน

หากพนักงานจำนวนมากไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ การเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษอาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงได้ นอกจากนี้ยังมีโอกาสที่พนักงานที่มีความรู้ด้านไอทีต่ำจะรั่วไหลข้อมูลออกไปภายนอก หรือสุดท้ายก็กลับไปใช้การจัดการข้อมูลด้วยกระดาษอีกครั้ง

หากคุณกังวลเกี่ยวกับความรู้ความเข้าใจด้านสารสนเทศของพนักงาน คุณควรจัดประชุมเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษ และนำข้อเสนอแนะของพวกเขามาปรับปรุงเพื่อสร้างระบบที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้

3. ขั้นตอนในการนำระบบไร้กระดาษมาใช้ในโรงงาน

เมื่อการเตรียมการสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษเสร็จสมบูรณ์แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำระบบไร้กระดาษมาใช้จริง

ในบทนี้ เราจะแนะนำขั้นตอนการดำเนินการ ซึ่งแบ่งออกเป็นสามส่วนหลัก

ขั้นตอนที่ 1. จินตนาการถึงกระบวนการทำงานทางธุรกิจ

ขั้นแรก เราจะจัดทำรายการขั้นตอนการทำงานในโรงงาน และตรวจสอบว่ามีงานใดบ้างที่ปัจจุบันยังคงจัดการด้วยกระดาษและสามารถแปลงเป็นระบบดิจิทัลได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดการสินค้าคงคลังโดยใช้เอกสารกระดาษ และมีคนถ่ายโอนข้อมูลเหล่านั้นไปยัง Excel เพื่อจัดเก็บเป็นระยะ คุณอาจพิจารณาว่าสามารถแปลงเอกสารสินค้าคงคลังเหล่านั้นให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้หรือไม่

ด้วยวิธีนี้ เราจึงทำการสำรวจการดำเนินงานของเรา โดยตรวจสอบแต่ละส่วนว่ามีส่วนใดบ้างที่สามารถทำให้เป็นระบบไร้กระดาษได้ จากนั้นจึงพิจารณาว่าจะเปลี่ยนแปลงการดำเนินงานที่สามารถทำให้เป็นระบบไร้กระดาษได้อย่างไร

ขั้นตอนที่ 2. ค่อยๆ เปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษ

เมื่อเราได้ระบุงานที่สามารถแปลงเป็นระบบดิจิทัลได้แล้ว เราจะค่อยๆ นำระบบไร้กระดาษมาใช้ การเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษไปเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อย่างฉับพลันนั้นทำได้ยากและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานและปัญหาอื่นๆ ได้ง่าย

อันดับแรก เราจะเริ่มใช้กระบวนการทำงานแบบไร้กระดาษ โดยเริ่มจากขั้นตอนที่มีความสำคัญสูงสุด ในระหว่างนี้ เราจะจัดอบรมให้ความรู้แก่พนักงานเพื่อให้เข้าใจถึงความจำเป็นของการเปลี่ยนมาใช้ระบบไร้กระดาษ

ขั้นตอนที่ 3 การฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์

หากเราเปลี่ยนชิ้นส่วนที่เคยทำด้วยมือให้เป็นระบบดิจิทัล พนักงานบางคนอาจไม่รู้วิธีใช้ระบบใหม่ ซึ่งอาจทำให้การทำงานช้าลง

ดังนั้น เราควรจัดอบรมที่เหมาะสมกับระดับความรู้ด้านไอทีของพนักงาน และให้ความรู้แก่ทุกคนเพื่อให้พวกเขาสามารถใช้งานได้

５．まとめ

การนำแนวทางการทำงานแบบไร้กระดาษมาใช้ในโรงงาน เช่น การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล มีประโยชน์หลายประการ รวมถึงการลดต้นทุนและการแก้ปัญหาการขาดแคลนแรงงาน

อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการดำเนินการติดตั้งระบบก็มีค่าใช้จ่ายเช่นกัน จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณสามารถรับมือกับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้หรือไม่ และพนักงานของคุณจะสามารถใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

เมื่อนำระบบไปใช้งานจริง ควรวางแผนกระบวนการทำงานให้ชัดเจน และค่อยๆ เปลี่ยนงานที่สามารถลดการใช้กระดาษได้ ไปสู่การจัดการข้อมูล นอกจากนี้ยังแนะนำให้จัดอบรมเพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถใช้ข้อมูลดิจิทัลได้อย่างคล่องแคล่ว