จากผลสำรวจกำลังแรงงานปี 2018 ของกระทรวงกิจการภายในและการสื่อสาร พบว่า สัดส่วนของผู้ที่ทำงาน 49 ชั่วโมงขึ้นไปต่อสัปดาห์อยู่ที่ 11.5% ในสหราชอาณาจักร 10.1% ในฝรั่งเศส และ 8.1% ในเยอรมนี ขณะที่ในญี่ปุ่นอยู่ที่ 19.0% ดังนั้น เมื่อเทียบกับประเทศอื่นๆ แล้ว ญี่ปุ่นมีแนวโน้มที่จะมีชั่วโมงการทำงานเฉลี่ยที่ยาวนานกว่า

ภาคการผลิตซึ่งคิดเป็น 20% ของ GDP ก็ไม่มีข้อยกเว้น โดยชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานและการทำงานล่วงเวลามากเกินไปเป็นปัญหาสำคัญ

ในครั้งนี้ เราจะมาแนะนำสาเหตุของการทำงานล่วงเวลาที่เพิ่มขึ้นในโรงงาน และ 5 แนวทางแก้ไขหลัก

1. เหตุผลที่ทำให้การทำงานล่วงเวลาในโรงงานเพิ่มมากขึ้น

ก่อนอื่น เรามาพิจารณาสาเหตุที่ทำให้การทำงานล่วงเวลาในโรงงานเพิ่มมากขึ้นกัน

การขาดแคลนแรงงานในภาคการผลิต

เนื่องจากจำนวนประชากรวัยทำงานของญี่ปุ่นลดลงอันเนื่องมาจากอัตราการเกิดต่ำและประชากรสูงอายุ ส่งผลให้จำนวนและสัดส่วนของแรงงานหนุ่มสาว (อายุต่ำกว่า 34 ปี) ในภาคการผลิตลดลงอย่างต่อเนื่อง ทำให้ปัญหาการขาดแคลนแรงงานทวีความรุนแรงขึ้น

แนวโน้มนี้เห็นได้ชัดเจนเป็นพิเศษในกลุ่มวิสาหกิจขนาดเล็กและขนาดกลางที่มีพนักงานน้อยกว่า 300 คน และมีแนวโน้มลดลงอย่างต่อเนื่องในระยะยาว รายงานนโยบายด้านการผลิต (ปี 2019) เปิดเผยว่าจำนวนบัณฑิตจบใหม่ที่เข้าสู่อุตสาหกรรมการผลิต ซึ่งเคยมีมากกว่า 100,000 คนในปี 2000 ลดลงเหลือต่ำกว่า 60,000 คนในปี 2016

เมื่อเกิดภาวะขาดแคลนแรงงาน ภาระงานของแต่ละคนก็จะเพิ่มขึ้น และผู้คนจำนวนมากขึ้นจะต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อทำงานที่ไม่อาจเสร็จสิ้นได้ภายในเวลาทำงานปกติ

วัฒนธรรมที่การทำงานล่วงเวลาถือเป็นเรื่องปกติ

แม้ว่าชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาในญี่ปุ่นจะค่อยๆ ลดลงนับตั้งแต่ยุคเศรษฐกิจฟองสบู่ แต่หลายคนที่ทำงานในช่วงเวลานั้นก็ยังคงมองการทำงานล่วงเวลาในแง่ดีอยู่

เมื่อหัวหน้างานไม่คัดค้านการทำงานล่วงเวลา พนักงานจำนวนมากขึ้นจะรู้สึกไม่อยากออกจากงานเนื่องจากบรรยากาศในที่ทำงาน ซึ่งอาจกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่นำไปสู่การทำงานล่วงเวลาเรื้อรัง

เราไม่ทราบกำลังการผลิตของเรา

การไม่เข้าใจกำลังการผลิตในปัจจุบันของโรงงานอาจนำไปสู่การทำงานล่วงเวลาได้

ตัวอย่างเช่น หากโรงงานสามารถผลิตรถยนต์ได้ 100 คันต่อวัน และได้รับคำสั่งซื้ออีก 100 คันต่อวัน ปริมาณคำสั่งซื้อนั้นถือว่าสอดคล้องกับกำลังการผลิต อย่างไรก็ตาม หากคำสั่งซื้อเพิ่มขึ้นเป็น 120 คันต่อวัน วิธีเดียวที่จะชดเชยรถยนต์ 20 คันที่เกินกำลังการผลิตได้ก็คือการทำงานล่วงเวลา

หากทราบกำลังการผลิตแล้ว ก็สามารถดำเนินมาตรการเพื่อหลีกเลี่ยงการรับคำสั่งซื้อที่เกินกำลังการผลิต หรือเพิ่มกำลังการผลิตโดยการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานได้ อย่างไรก็ตาม การดำเนินงานโดยไม่ทราบกำลังการผลิตอาจนำไปสู่การทำงานล่วงเวลาได้

พวกเขาประเมินผลงานโดยพิจารณาจากจำนวนชั่วโมงทำงาน

ในญี่ปุ่น การนำระบบการทำงานแบบยืดหยุ่นมาใช้ยังไม่แพร่หลาย และระบบการจ่ายค่าจ้างตามชั่วโมงทำงานเป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะในโรงงาน ซึ่งสามารถวัดผลผลิตต่อชั่วโมงได้ง่าย ระบบการประเมินผลงานของพนักงานโดยอิงจากชั่วโมงทำงานจึงเป็นที่ยอมรับกันดี

ผลที่ตามมาคือ บริษัทต่างๆ ล้มเหลวในการพัฒนาระบบประเมินผลงานของพนักงานนอกเวลาทำงาน ทำให้เกิดสถานการณ์ที่พนักงานถูกตัดสินว่ามีส่วนร่วมกับบริษัทมากขึ้นเมื่อทำงานล่วงเวลามากขึ้น และส่งผลให้พนักงานสมัครใจทำงานล่วงเวลามากขึ้น

กระบวนการทางธุรกิจขาดความโปร่งใส

เมื่อมีงานบางอย่างที่เฉพาะพนักงานบางคนเท่านั้นที่สามารถทำได้ จะทำให้ภาระงานของพนักงานเหล่านั้นเพิ่มขึ้น ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะนำไปสู่การทำงานล่วงเวลาที่เพิ่มขึ้น

ด้วยการระบุว่าพนักงานคนใดกำลังทำหน้าที่อะไร และ "ทำให้งานมองเห็นได้" ผู้จัดการสามารถกระจายงานภายในทีม ป้องกันไม่ให้งานกระจุกตัวอยู่ที่พนักงานคนใดคนหนึ่งโดยเฉพาะ

ในทางกลับกัน หากปล่อยให้ปัญหา "การทำงานที่มองไม่เห็น" ยังคงอยู่ต่อไปโดยไม่แก้ไข อาจส่งผลให้ภาระงานของแต่ละบุคคลเพิ่มขึ้น และอาจส่งผลให้การทำงานล่วงเวลาไม่มีประสิทธิภาพ

2. ห้าวิธีลดเวลาทำงานล่วงเวลา

ดังนั้น วิธีการเฉพาะใดบ้างที่สามารถนำมาใช้ลดการทำงานล่วงเวลาในโรงงานได้? นี่คือ 5 วิธีหลักที่สามารถนำไปใช้ในโรงงานได้

ดำเนินการตามหลัก 5S อย่างละเอียดถี่ถ้วน

กิจกรรม 5S ที่ใช้ในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมในโรงงาน ยังช่วยลดเวลาทำงานล่วงเวลาได้อีกด้วย 5S ย่อมาจาก Sort (คัดแยก), Set (จัดระเบียบ), Shine (ทำความสะอาด), Standardize (กำหนดมาตรฐาน) และ Sustain (รักษาความต่อเนื่อง) ซึ่งหมายถึงการริเริ่มดังต่อไปนี้:

• จัดระเบียบ: แยกประเภทวัสดุและเครื่องมือ และกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป
• การจัดระเบียบ: จัดวางชิ้นส่วนและเครื่องมือให้หยิบใช้งานได้ง่าย
• การทำความสะอาด: รักษาความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ
• ความสะอาด: จัดระเบียบ เก็บกวาด และทำความสะอาดทุกวัน
• ระเบียบวินัย: สื่อสารความสำคัญของการจัดระเบียบ ความเป็นระเบียบเรียบร้อย การทำความสะอาด และความสะอาดให้กับพนักงาน

การนำหลัก 5S มาใช้อย่างละเอียดถี่ถ้วนจะช่วยกำจัดของเสียในสถานที่ทำงานและกระบวนการทำงาน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้น

เพื่อให้การดำเนินงาน 5S มีประสิทธิภาพมากขึ้น ควรแต่งตั้งผู้นำเพื่อทำการตรวจสอบโรงงานอย่างสม่ำเสมอ คำถามที่เกิดขึ้นระหว่างการตรวจสอบ เช่น "ทำไมถึงจัดวางแบบนี้?" หรือ "ทำไมไม่จัดหมวดหมู่?" สามารถนำไปสู่การค้นพบพฤติกรรมที่ไม่มีประสิทธิภาพและการสิ้นเปลืองที่เกิดขึ้นมานานได้

แรงงานที่มีทักษะหลากหลาย

การฝึกทักษะหลายด้าน หมายถึงการพัฒนาทักษะหลายอย่าง โดยที่บุคคลได้รับการฝึกฝนให้ปฏิบัติงานหลายอย่าง แทนที่จะถูกมอบหมายให้ทำเพียงอย่างเดียว

ในระบบที่พนักงานแต่ละคนทำงานเพียงอย่างเดียว ("พนักงานที่มีทักษะเดียว") ประเภทของงานที่พวกเขาสามารถทำได้จะไม่เท่าเทียมกัน ส่งผลให้พนักงานบางคนแบกรับภาระมากเกินไป ซึ่งอาจส่งผลให้งานกระจุกตัวอยู่ในแผนกหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่ง ขึ้นอยู่กับโครงการ และสร้างความเหลื่อมล้ำในชั่วโมงทำงานล่วงเวลาของพนักงาน

การส่งเสริมให้พนักงานมีทักษะหลากหลายด้าน จะช่วยกระจายภาระงานอย่างเท่าเทียมกันมากขึ้น และลดเวลาทำงานล่วงเวลาต่อคนได้

ให้พวกเขารายงานเวลาทำงานล่วงเวลาให้หัวหน้างานทราบ

ระบบที่กำหนดให้แจ้งล่วงหน้าเกี่ยวกับการทำงานล่วงเวลาเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการลดการทำงานล่วงเวลาเช่นกัน หากคุณจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลา คุณควรยื่นแบบฟอร์มใบสมัครที่มีข้อมูลต่อไปนี้ให้กับหัวหน้างานของคุณ

เหตุผลในการทำงานล่วงเวลา
• ชั่วโมงทำงานล่วงเวลาที่วางแผนไว้
• รายละเอียดการทำงานล่วงเวลา

ผู้จัดการควรตรวจสอบรายละเอียดเหล่านี้เพื่อพิจารณาว่าจำเป็นต้องทำงานล่วงเวลาหรือไม่ และหากไม่จำเป็น ควรสั่งให้พนักงานทำงานต่อในวันถัดไป นอกจากนี้ การรวบรวมรายละเอียดใบสมัครเหล่านี้เพื่อทำความเข้าใจว่าแผนกใดทำงานล่วงเวลา ด้วยเหตุผลใด และในระดับใด สามารถนำไปใช้เป็นข้อมูลในการวางแผนลดการทำงานล่วงเวลาได้

กำหนดวันปลอดการทำงานล่วงเวลา

จากผลสำรวจปี 2011 ของกระทรวงสาธารณสุข แรงงาน และสวัสดิการ เกี่ยวกับชั่วโมงการทำงานจริงต่อเดือน พบว่า 15.5% ของบริษัทที่ไม่ได้กำหนดวันงดทำงานล่วงเวลา มีชั่วโมงการทำงานจริงน้อยกว่า 160 ชั่วโมง เทียบกับ 27.7% ของบริษัทที่กำหนดวันงดทำงานล่วงเวลา ซึ่งแสดงให้เห็นว่าบริษัทที่กำหนดวันงดทำงานล่วงเวลา มีชั่วโมงการทำงานจริงสั้นกว่า

"วันงดทำงานล่วงเวลา" เป็นมาตรการที่กำหนดวันใดวันหนึ่งในสัปดาห์ที่ห้ามทำงานล่วงเวลา อย่างไรก็ตาม แทนที่จะกำหนดเป็นกฎทั่วไปของบริษัทสำหรับวันดังกล่าว การอนุญาตให้พนักงานเลือกวันงดทำงานล่วงเวลาของตนเองจะช่วยให้พวกเขาสามารถเลิกงานได้ง่ายขึ้นโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงาน ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของมาตรการนี้

นอกจากนี้ การอนุญาตให้พนักงานแบ่งปันวันหยุดที่ไม่ทำงานล่วงเวลาให้กันและกัน จะช่วยให้ทีมสามารถประสานงานเพื่อหลีกเลี่ยงการทับซ้อนกัน ลดผลกระทบต่องานให้น้อยที่สุด

ควรนำชั่วโมงการทำงานมาพิจารณาในการประเมินผลการปฏิบัติงาน

การนำแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับชั่วโมงทำงานล่วงเวลาและโครงการปรับปรุงการทำงานมาผนวกเข้ากับระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน สามารถเพิ่มความตระหนักรู้ของพนักงานเกี่ยวกับการลดชั่วโมงทำงานล่วงเวลา และมีประสิทธิภาพในการปรับปรุงชั่วโมงทำงานล่วงเวลาได้

นอกจากนี้ การนำรายการที่เกี่ยวข้องกับการทำงานล่วงเวลาของผู้ใต้บังคับบัญชามาผนวกเข้ากับเกณฑ์การประเมินผลสำหรับผู้จัดการ จะทำให้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานผ่านแนวทางจากบนลงล่าง ซึ่งนำไปสู่การบริหารจัดการการทำงานล่วงเวลาอย่างเหมาะสม

3. ดำเนินโครงการริเริ่มที่เหมาะสมกับโรงงานของคุณ

ในครั้งนี้ เราได้นำเสนอสาเหตุหลักของการเพิ่มขึ้นของชั่วโมงทำงานล่วงเวลา แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะสรุปเป็นภาพรวม เพราะแต่ละโรงงานมีระบบการผลิต บุคลากร และความท้าทายที่แตกต่างกัน

ขั้นแรก ให้ระบุความท้าทายที่โรงงานของคุณกำลังเผชิญอยู่ จากนั้นจึงนำเสนอแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมกับความท้าทายเหล่านั้น

４．まとめ

โดยทั่วไปแล้วญี่ปุ่นมีชั่วโมงการทำงานที่ยาวนานกว่าประเทศอื่นๆ และภาคการผลิตก็ไม่มีข้อยกเว้น

โรงงานมักประสบปัญหาการทำงานล่วงเวลาเรื้อรังเนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น การขาดแคลนแรงงาน และการประเมินผลงานโดยพิจารณาจากชั่วโมงการทำงาน

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ มาตรการที่มีประสิทธิภาพ ได้แก่ การนำระบบ 5S มาใช้อย่างทั่วถึง การฝึกทักษะพนักงานให้หลากหลาย การใช้ระบบการขอทำงานล่วงเวลา การกำหนดวันหยุดงานล่วงเวลา และการปรับปรุงการประเมินผลการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตาม เนื่องจากสาเหตุของการทำงานล่วงเวลาแตกต่างกันไปในแต่ละโรงงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันในโรงงานของคุณอย่างถ่องแท้ก่อนที่จะดำเนินการลดการทำงานล่วงเวลา