无纸化实际上是指通过消除纸张，将所有信息转换为数据并进行管理的方法。

即使在制造业中，无纸化长期以来一直在尖叫，但在“纸文化”渗透的工厂中，难度很高，即使引入它，优点也很小，IT的第二步没有多少人。

这次我们将介绍无纸化工厂的优点，引入前的检查点和引入步骤。

1.工厂应该无纸化的原因

首先，让我们来看看无纸化给工厂带来的好处。

节省时间、资源和地点

当您使用电子设备管理工厂中的信息时，可以节省用于纸张的资源以及用于打印的纸张成本和墨水成本，这是一个很大的优点。

此外，可将保管资料的架子撤除，让您能更宽敞地使用工厂建立生产线。此外，如果您要在大型工厂检查的文件的存储位置很远，您只需移动即可使用时间，但如果是数据，则无需前往存储位置，因为您可以使用手头的电子设备进行检查。

如果您的业务合作伙伴也使用相同的系统，您可以在不邮寄的情况下共享信息，无纸化可以降低所有成本。

可以弥补人手不足

根据2019年的Monozukuri白皮书，我们可以看到，确保技能人才是日本公司的一个问题。

由于人口减少和老龄化，可以预测劳动力短缺将变得更加严重，但无纸化可能是解决劳动力短缺的解决方案。

例如，您可以减少将纸张上的信息输入计算机系统的工作，从过去的文档中查找必要信息的工作，由于人员订购而导致的错误订单等，因此您可以减少从属工作并减少必要的劳动力。

您可以在任何地方查看您想要的信息

通过将信息转换为数据并对其进行管理，即使在旅途中或与业务合作伙伴进行谈判时，您也可以快速检索所需的数据。由于您还可以按关键字进行搜索，因此无需通过翻转厚文档来查找必要的信息。

如果您是管理人员，您可以在旅途中批准申请表和费用申请。如果申请工作迅速完成，整个公司的决策速度也会加快。

安全无忧

有些人担心数字化时信息泄露的风险，但考虑到文件被盗或丢失的风险，将数据转换为数据被认为更安全。

事实上，像Dropbox和Google Drive这样的云服务加强了安全措施，近年来安全有所提升。

2.无纸化之前需要确认的事项

您可以从无纸化工厂中享受的好处很大，但如果您急于引入它，您可能会遇到纸张使用量不会改变的情况，并且可能会产生额外的成本。

让我们来看看在将工厂变为无纸化之前需要确认的要点。

估计部署成本

部署无纸化技术的成本相当高。我们不仅要考虑个人计算机和安全软件的财务费用，还要考虑教员工如何使用新引入的系统的时间。

此外，还需要时间将迄今为止在纸介质上存储的信息转换为数据。考虑到劳动力和人力成本，有必要考虑与数据转换可以降低的成本相比的成本效益。

您是否能够应对系统故障或设备故障?

电子设备有故障或障碍。如果您始终进行备份则没有问题，但可能存在由于网络故障而无法访问云并且工作停止的情况。

最好确保员工能够处理这些意外问题，但即使您将其外包，也可以安全地手动处理系统故障和电子设备的物理故障。

员工IT知识

如果有许多员工不熟悉个人电脑，无纸化可能会导致工作效率降低。IT知识水平较低的员工可能会将信息泄露给外部，最终开始在纸上管理信息。

如果您担心员工的信息素养，最好在无纸化之前召开意见交流会，反映他们的意见，使其易于使用。

3.在工厂中引入无纸化的步骤

当无纸化准备就绪时，接下来是实际引入无纸化的阶段。

在本章中，我们将介绍三个主要的部署流程。

步骤 (1) 。业务流程可视化

首先，我将写出工厂的工作流程，并检查是否有任何工作可以在我现在用纸张管理的工作中数字化。

例如，如果库存控制表由纸张管理，并且人员定期将信息发布到Excel并将其作为存储材料，则可以考虑是否可以将纸张库存控制表转换为数据。

像这样进行业务盘点，逐一确认是否有可以无纸化的部分，探讨如何改变可能的业务。

步骤 (2) 。逐步过渡到无纸化

一旦找到可以电子化的业务，我们将逐步引入无纸化。当从纸质介质一次性转移到电子设备时，障碍很高，容易发生操作故障和故障。

首先从优先度高的工序开始按顺序实现无纸化。与此同时，让我们举行简报会，让员工了解无纸化的必要性。

步骤 (3) 。对操作人员的操作培训

如果到目前为止通过手写处理的部件被数字化，则根据工人的不同，有可能不知道如何使用它并且工作速度降低。

因此，让我们根据工人的IT知识举办研讨会，并进行教育，以便每个人都可以使用它。

５．まとめ

将纸质文档数字化的无纸化引入工厂具有各种优点，例如降低成本和解决人力短缺问题。

但是，由于引入成本很高，因此有必要坚定地确认是否可以在发生故障时做出响应，或者员工是否可以掌握它。

在实际介绍时，让我们可视化工作流程，并逐步将无纸化工作转移到数据管理。我们还建议您开展培训，以便所有员工都可以使用数字化信息。